Outsourcing to strategia biznesowa, która zyskuje na popularności wśród polskich przedsiębiorstw. Polega na zlecaniu zadań, procesów lub usług zewnętrznym podmiotom zamiast realizowania ich wewnętrznie. Firmy decydują się na outsourcing głównie w celu optymalizacji kosztów, zwiększenia efektywności operacyjnej oraz skoncentrowania się na kluczowych obszarach działalności. Jakie są najważniejsze aspekty outsourcingu? Jakie korzyści i ryzyka wiążą się z tym modelem współpracy? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w niniejszym artykule.

Outsourcing w Polsce – jak wiele firm z niego korzysta?

Według raportu Polskiego Instytutu Ekonomicznego z 2024 roku, już ponad 70% średnich i dużych przedsiębiorstw w Polsce korzysta z outsourcingu w różnych obszarach działalności. Szczególnie popularny jest outsourcing usług IT, księgowości, logistyki, HR oraz produkcji. Szacuje się, że w sektorze MSP (małych i średnich przedsiębiorstw) odsetek firm zlecających usługi na zewnątrz wynosi około 45% i stale rośnie.

Z kolei dane Głównego Urzędu Statystycznego wskazują, że w 2023 roku około 40% firm produkcyjnych w Polsce korzystało z outsourcingu procesów produkcyjnych lub logistycznych. Trend ten jest zgodny z globalnymi tendencjami, gdzie coraz więcej organizacji rezygnuje z wewnętrznych zasobów na rzecz elastycznych usług zewnętrznych.

Rodzaje outsourcingu

Outsourcing może przybierać różne formy w zależności od obszaru działalności firmy. Wśród najczęściej stosowanych modeli znajdują się:

• Outsourcing operacyjny – obejmuje zlecanie rutynowych procesów, takich jak sprzątanie, ochrona, administracja biurowa czy obsługa księgowa.
• Outsourcing IT – dotyczy usług związanych z zarządzaniem infrastrukturą IT, tworzeniem oprogramowania oraz zapewnieniem cyberbezpieczeństwa.
• Outsourcing HR – obejmuje procesy rekrutacyjne, kadry i płace, szkolenia oraz zarządzanie zasobami ludzkimi.
• Outsourcing logistyczny – polega na przekazaniu zewnętrznym firmom procesów związanych z transportem, magazynowaniem i dystrybucją towarów.
• Outsourcing produkcyjny – firmy zlecają część lub całość produkcji innym podmiotom, co pozwala na elastyczność i redukcję kosztów operacyjnych.
• Outsourcing procesów biznesowych (BPO – Business Process Outsourcing) – obejmuje obsługę klienta, analizę danych czy wsparcie techniczne.

Korzyści z outsourcingu

Outsourcing ma wiele zalet, które sprawiają, że firmy chętnie sięgają po to rozwiązanie. Do najważniejszych korzyści należą:

• Optymalizacja kosztów – outsourcing często pozwala na zmniejszenie wydatków operacyjnych i ograniczenie kosztów stałych.
• Dostęp do specjalistycznej wiedzy – zewnętrzni dostawcy usług dysponują doświadczeniem i wiedzą, które trudno byłoby zbudować wewnętrznie.
• Elastyczność operacyjna – firmy mogą skalować zakres współpracy w zależności od swoich aktualnych potrzeb.
• Koncentracja na kluczowych kompetencjach – przedsiębiorstwa mogą skupić się na strategicznych aspektach działalności.
• Minimalizacja ryzyka – odpowiedzialność za niektóre procesy przenosi się na zewnętrznego dostawcę.

Ryzyka związane z outsourcingiem

Mimo licznych zalet outsourcing wiąże się także z pewnymi zagrożeniami, których należy być świadomym przed podjęciem decyzji o zleceniu usług na zewnątrz:

• Utrata kontroli nad procesami – brak bezpośredniego nadzoru nad realizacją zadań może prowadzić do problemów z jakością usług.
• Ryzyko ujawnienia poufnych informacji – konieczność przekazania danych wrażliwych może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa firmy.
• Zależność od dostawcy usług – długoterminowa współpraca z jednym podmiotem może prowadzić do problemów w przypadku jego niewywiązywania się z umowy.
• Potencjalne problemy komunikacyjne – szczególnie w przypadku outsourcingu międzynarodowego mogą pojawić się bariery językowe i kulturowe.

Jak skonstruować umowę outsourcingową?

Dobra umowa outsourcingowa powinna precyzyjnie określać warunki współpracy i zabezpieczać interesy obu stron. Powinna zawierać m.in.:

1. Zakres usług – dokładne określenie, jakie zadania będą realizowane przez firmę zewnętrzną.
2. Terminy realizacji – czas trwania współpracy oraz harmonogram wykonania usług.
3. Zasady płatności – model rozliczeń, np. stawki godzinowe, ryczałt, czy płatność za efekt.
4. Gwarancje jakości – wskaźniki efektywności (KPI) i procedury kontrolne.
5. Ochronę danych i poufność – zabezpieczenie przed wyciekiem informacji.
6. Postanowienia dotyczące rozwiązania umowy – warunki wypowiedzenia lub renegocjacji kontraktu.

Czy outsourcing się opłaca?

Decyzja o outsourcingu zależy od wielu czynników, takich jak skala działalności, dostępne zasoby oraz specyfika branży. Dla dużych przedsiębiorstw outsourcing często jest koniecznością, umożliwiającą lepszą kontrolę kosztów i zwiększenie efektywności. Z kolei dla małych firm może być sposobem na dostęp do specjalistycznej wiedzy bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.

Przykład oszczędności dzięki outsourcingowi

Załóżmy, że firma zatrudnia wewnętrzny dział księgowości, którego roczny koszt utrzymania wynosi 500 000 zł. Decydując się na outsourcing usług księgowych do zewnętrznej firmy za 250 000 zł rocznie, przedsiębiorstwo może zaoszczędzić 250 000 zł bez utraty jakości obsługi.

Podsumowanie

Outsourcing jest potężnym narzędziem strategicznym, które może przynieść firmie znaczące oszczędności oraz poprawę efektywności operacyjnej. Kluczem do sukcesu jest jednak odpowiednie dobranie partnera outsourcingowego i dobrze skonstruowana umowa.

Więcej informacji na temat outsourcingu oraz zasad konstruowania umowy znajdziesz tutaj: https://pragmago.pl/porada/czym-jest-i-na-czym-polega-outsourcing-jak-skonstruowac-umowe/

Materiał sponsorowany.