W dobie cyfryzacji przedsiębiorcy stają przed ważnym wyborem – czy przechowywać swoje dane księgowe lokalnie na komputerze, czy może w chmurze? Obie opcje mają swoje zalety i wady, a decyzja, którą z nich wybrać, może mieć kluczowy wpływ na bezpieczeństwo, wygodę pracy i efektywność zarządzania finansami firmy.

Przechowywanie faktur, raportów finansowych i innych dokumentów księgowych to jeden z najważniejszych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej. Czy warto postawić na klasyczne rozwiązania, czy lepiej zaufać nowoczesnym technologiom? W tym artykule dokonamy szczegółowej analizy obu metod, wskazując, które z nich najlepiej odpowiadają na potrzeby współczesnych firm.

1. Jak działają systemy desktopowe i chmurowe w księgowości?

a) Programy desktopowe – tradycyjny model zarządzania danymi

Oprogramowanie desktopowe to aplikacje instalowane na komputerze firmowym, które przechowują wszystkie dane lokalnie. Dostęp do nich możliwy jest wyłącznie z tego urządzenia, a w przypadku potrzeby udostępnienia danych innej osobie trzeba skopiować pliki na nośnik lub przesłać je e-mailem.

Charakterystyczne cechy:

• Brak konieczności dostępu do internetu – program działa w trybie offline.
• Dane przechowywane na firmowym komputerze lub serwerze lokalnym.
• Konieczność wykonywania ręcznych kopii zapasowych.
• Wymóg ręcznej aktualizacji oprogramowania.

b) Oprogramowanie chmurowe – nowoczesne podejście do księgowości

Systemy księgowe w chmurze przechowują dane na zewnętrznych serwerach dostawcy usług, co pozwala na dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia.

Charakterystyczne cechy:

• Dostęp do danych przez internet, z każdego urządzenia.
• Automatyczne kopie zapasowe, zmniejszające ryzyko utraty dokumentów.
• Ciągłe aktualizacje i wsparcie techniczne dostawcy.
• Możliwość integracji z innymi systemami biznesowymi (CRM, ERP).

2. Zalety i wady systemów desktopowych

Zalety:

• Bezpieczeństwo danych na lokalnym komputerze – dokumenty nie są przechowywane na zewnętrznych serwerach, co eliminuje ryzyko wycieku danych z chmury.
• Działanie offline – brak konieczności dostępu do internetu, co jest istotne w przypadku słabego łącza.
• Brak abonamentu – wiele systemów desktopowych działa na zasadzie jednorazowej licencji, co może być korzystne dla firm, które nie chcą ponosić miesięcznych kosztów subskrypcji.

Wady:

• Brak dostępu do danych z innych urządzeń – konieczność korzystania z jednego komputera ogranicza mobilność pracy.
• Ryzyko utraty danych – awaria dysku, kradzież komputera lub błąd użytkownika może prowadzić do utraty wszystkich dokumentów, jeśli firma nie wykonuje regularnych kopii zapasowych.
• Konieczność samodzielnych aktualizacji – przedsiębiorca musi dbać o to, by oprogramowanie było zgodne z aktualnymi przepisami.

3. Zalety i wady systemów chmurowych

Zalety:

• Dostępność z każdego miejsca – księgowy lub przedsiębiorca może pracować nad dokumentami z dowolnego urządzenia, co ułatwia pracę zdalną.
• Automatyczne aktualizacje – programy chmurowe są na bieżąco aktualizowane, co eliminuje ryzyko korzystania z przestarzałych wersji oprogramowania.
• Większe bezpieczeństwo danych – profesjonalni dostawcy usług chmurowych stosują zaawansowane metody szyfrowania oraz regularnie wykonują kopie zapasowe.
• Integracja z innymi systemami – możliwość połączenia z bankowością elektroniczną, systemami CRM, ERP czy Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Wady:

• Zależność od dostępu do internetu – w przypadku awarii sieci użytkownik może mieć utrudniony dostęp do danych.
• Koszty subskrypcji – większość systemów chmurowych działa w modelu abonamentowym, co oznacza stałe miesięczne opłaty.
• Ryzyko cyberataków – choć dostawcy chmur dbają o bezpieczeństwo, zawsze istnieje teoretyczne ryzyko wycieku danych.

4. Kiedy warto wybrać system desktopowy, a kiedy chmurowy?

System desktopowy jest lepszy, jeśli:

• Firma nie ma stałego dostępu do internetu i potrzebuje oprogramowania offline.
• Właściciel preferuje przechowywanie danych lokalnie i chce mieć pełną kontrolę nad ich bezpieczeństwem.
• Przedsiębiorstwo nie potrzebuje pracy na wielu urządzeniach i w różnych lokalizacjach.

System chmurowy będzie lepszym wyborem, jeśli:

• Firma działa w modelu zdalnym lub hybrydowym i potrzebuje elastycznego dostępu do danych.
• Wymagana jest integracja z innymi systemami (np. bankowość, CRM, KSeF).
• Przedsiębiorca nie chce zajmować się aktualizacjami i kopią zapasową danych – wszystko odbywa się automatycznie w chmurze.
• Firma dynamicznie się rozwija i potrzebuje skalowalnych rozwiązań.

Więcej na temat programów do fakturowania i ich funkcji można przeczytać tutaj: https://bizblog.spidersweb.pl/dlaczego-program-do-faktur-to-niezbedne-narzedzie-dla-kazdej-firmy

5. Przykłady najlepszych systemów desktopowych i chmurowych w Polsce

Najlepsze systemy desktopowe:

• Symfonia ERP – kompleksowe narzędzie dla firm z rozbudowanymi potrzebami księgowymi.
• Rachmistrz GT – popularne oprogramowanie dla małych i średnich przedsiębiorstw.
• WF-FaKir – program do obsługi pełnej księgowości i fakturowania.

Najlepsze systemy chmurowe:

• Fakturownia – proste i intuicyjne narzędzie dla małych firm.
• inFakt – rozwiązanie łączące fakturowanie z księgowością online.
• Comarch ERP XT – kompleksowy system chmurowy dla średnich i dużych firm.

6. Podsumowanie – które rozwiązanie wybrać?

Wybór między systemem desktopowym a chmurowym zależy od specyfiki działalności firmy. Tradycyjne oprogramowanie instalowane na komputerze daje pełną kontrolę nad danymi i pozwala na pracę offline, ale wymaga regularnej konserwacji i może ograniczać dostępność danych. Systemy chmurowe oferują elastyczność, automatyczne aktualizacje i integrację z innymi narzędziami biznesowymi, ale wymagają stałego dostępu do internetu i wiążą się z abonamentem.

Firmy, które działają dynamicznie i potrzebują mobilności, z pewnością docenią wygodę pracy w chmurze. Natomiast przedsiębiorstwa, które cenią sobie stabilność i pełną kontrolę nad danymi, mogą pozostać przy tradycyjnych rozwiązaniach.