Z roku na rok coraz więcej małych przedsiębiorstw przenosi swoją księgowość do przestrzeni cyfrowej. To nie tylko trend, ale rzeczywista odpowiedź na potrzeby dynamicznie rozwijającego się rynku. Dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, mikrofirm i freelancerów rozwiązania online okazują się wygodne, szybkie i coraz częściej – tańsze niż tradycyjne formy obsługi. Wraz z rosnącym zainteresowaniem pojawiają się jednak pytania: czy księgowość online rzeczywiście jest bezpieczna? Czy małe firmy mogą w pełni zaufać cyfrowym systemom obsługi finansów?

W tym artykule przyglądamy się zjawisku księgowości online – analizujemy jego popularność, potencjalne zagrożenia, korzyści i modele współpracy, z jakich mogą korzystać przedsiębiorcy.

Księgowość online – na czym to właściwie polega?

Księgowość online to forma prowadzenia spraw księgowych zdalnie, przy wykorzystaniu dedykowanych platform, aplikacji lub współpracy z biurem rachunkowym, które funkcjonuje w pełni online. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może wystawiać faktury, przekazywać dokumenty, rozliczać podatki i mieć stały dostęp do danych finansowych bez wychodzenia z domu czy biura.

Tego typu rozwiązania są szczególnie atrakcyjne dla osób pracujących w modelu zdalnym lub hybrydowym, które nie mają potrzeby fizycznego kontaktu z księgowym. Co więcej, dostęp do systemu możliwy jest z dowolnego urządzenia, co zwiększa elastyczność i wygodę użytkowania.

Dlaczego małe firmy wybierają księgowość online?

Wielu właścicieli małych firm przyznaje, że największym wyzwaniem w codziennym prowadzeniu działalności jest ogarnięcie biurokracji. Tradycyjna księgowość często wiąże się z koniecznością dostarczania papierowych dokumentów, umawiania spotkań z księgowym i reagowania na problemy z opóźnieniem. Księgowość online eliminuje te niedogodności.

Zalety, które najczęściej wymieniają użytkownicy:

– oszczędność czasu – brak konieczności dojazdów i drukowania dokumentów,
– szybki dostęp do danych 24/7,
– możliwość natychmiastowego wystawiania faktur,
– łatwość integracji z bankowością internetową, sklepami online, systemami płatności,
– przystępne ceny, często niższe niż w tradycyjnych biurach,
– automatyczne przypomnienia o płatnościach, ZUS-ie i podatkach.

W czasach, gdy przedsiębiorcy muszą działać szybko i elastycznie, księgowość online idealnie wpisuje się w model nowoczesnego zarządzania biznesem.

Czy to naprawdę bezpieczne?

Bezpieczeństwo danych to najczęściej podnoszony temat w kontekście księgowości zdalnej. I słusznie. Dane finansowe to jedne z najwrażliwszych informacji, dlatego każda platforma lub biuro rachunkowe działające online musi spełniać rygorystyczne standardy ochrony.

W praktyce bezpieczeństwo księgowości online opiera się na kilku filarach:

1. Szyfrowanie danych – wszystkie dane przesyłane między użytkownikiem a serwerem powinny być zabezpieczone protokołem SSL (HTTPS), co uniemożliwia ich przechwycenie przez osoby trzecie.

2. Kopie zapasowe – dane są regularnie archiwizowane, często w kilku lokalizacjach, co zabezpiecza firmę przed ich utratą w przypadku awarii.

3. Zgodność z RODO – podmioty świadczące usługi księgowe online muszą przetwarzać dane zgodnie z unijnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, co zwiększa poziom formalnej odpowiedzialności za ich bezpieczeństwo.

4. Dostęp przez indywidualne konta z silnym hasłem – wielu dostawców umożliwia także weryfikację dwuetapową, podobnie jak w bankowości internetowej.

5. Ograniczenie fizycznego obiegu dokumentów – paradoksalnie, księgowość online może być bezpieczniejsza niż tradycyjna, papierowa, gdzie dokumenty łatwiej zgubić lub przypadkowo ujawnić.

Wszystko to sprawia, że ryzyko jest minimalizowane do poziomu porównywalnego z bankowością elektroniczną. Co więcej, odpowiedzialność za systemy bezpieczeństwa leży po stronie dostawcy usługi – przedsiębiorca nie musi sam troszczyć się o zaplecze IT, serwery czy aktualizacje systemów.

Modele współpracy – samodzielnie czy z biurem?

Księgowość online może przyjąć dwie podstawowe formy:

1. Samodzielna księgowość z użyciem aplikacji – np. inFakt, iFirma, Fakturownia, wfirma.pl. Przedsiębiorca samodzielnie wystawia faktury, ewidencjonuje koszty, rozlicza VAT i PIT. Programy prowadzą przez kolejne etapy i automatycznie generują deklaracje.

2. Współpraca z biurem rachunkowym online – to bardziej kompleksowe rozwiązanie. Klient przekazuje dokumenty cyfrowo, a dedykowany księgowy zajmuje się całą resztą – deklaracjami, kontaktami z urzędami, przygotowaniem dokumentacji kadrowej, interpretacją zmian w przepisach. To doskonała opcja dla firm, które nie chcą zajmować się księgowością samodzielnie, ale nie potrzebują fizycznych spotkań.

Warto dodać, że coraz więcej biur rachunkowych dostosowuje swoje usługi do potrzeb konkretnych branż – np. branży IT, e-commerce czy gastronomii. Dobrze obrazuje to przykład opisany tutaj: https://www.gowork.pl/blog/35-biuro-rachunkowe-online-wsparcie-dla-wielu-branz/

Dzięki takiemu podejściu możliwe jest korzystanie z księgowości dopasowanej do charakteru działalności, bez obaw o błędną interpretację specyficznych przepisów.

Dla kogo księgowość online NIE będzie idealna?

Pomimo licznych zalet, księgowość online nie sprawdzi się w każdej sytuacji. Firmy operujące dużą liczbą dokumentów papierowych, współpracujące z kontrahentami wymagającymi fizycznej dokumentacji lub potrzebujące niestandardowych rozwiązań księgowych mogą preferować tradycyjne formy obsługi.

Podobnie będzie w przypadku przedsiębiorców, którzy nie czują się komfortowo w środowisku cyfrowym i wolą osobisty kontakt z księgowym – choć nawet oni coraz częściej decydują się na model hybrydowy.

Podsumowanie

Księgowość online to obecnie nie tylko wygodne, ale także bezpieczne i profesjonalne rozwiązanie, szczególnie dla małych firm, które chcą działać sprawnie, oszczędnie i elastycznie. Dzięki szyfrowaniu, kopiom zapasowym, zgodności z RODO i wsparciu ze strony ekspertów, zdalna obsługa finansowa może w pełni zastąpić tradycyjne biuro rachunkowe.

Kluczowe jest jednak wybranie sprawdzonego partnera – czy to aplikacji do samodzielnego prowadzenia ksiąg, czy doświadczonego biura rachunkowego specjalizującego się w obsłudze online. Tylko wtedy możemy mieć pewność, że nasze finanse są w dobrych rękach – nawet jeśli kontakt z księgowym odbywa się przez ekran.

Artykuł zewnętrzny.