W świecie małych i średnich firm sukces rynkowy nie zawsze idzie w parze z dobrą kondycją finansową. Można mieć świetny produkt, lojalnych klientów i rosnące obroty – a mimo to zmagać się z problemami płynnościowymi. Skąd ten paradoks? W większości przypadków winowajcą są nieuregulowane na czas należności. Właśnie dlatego zarządzanie należnościami powinno być jednym z priorytetów w każdej firmie z sektora MŚP, niezależnie od branży. W tym artykule wyjaśniamy, jak skutecznie kontrolować należności, minimalizować ryzyko opóźnień w płatnościach i chronić firmową płynność finansową.

Dlaczego to takie ważne?

W odróżnieniu od dużych korporacji, małe i średnie przedsiębiorstwa zazwyczaj nie dysponują zapleczem kapitałowym, które pozwala im „przeczekać” kilkutygodniowe lub kilkumiesięczne opóźnienia w płatnościach. Nawet jedna niezapłacona faktura może zachwiać stabilnością finansową i utrudnić regulowanie własnych zobowiązań. W efekcie firma może zostać zmuszona do sięgnięcia po kosztowne finansowanie zewnętrzne, ograniczenia skali działania lub – w skrajnym przypadku – zakończenia działalności.

Dlatego im wcześniej przedsiębiorstwo wdroży skuteczne procedury zarządzania należnościami, tym większa szansa na zachowanie płynności i bezpieczeństwa finansowego.

Polityka kredytowa – pierwszy krok do bezpieczeństwa

Każda firma udzielająca odroczonych płatności swoim klientom de facto kredytuje ich działalność. Dlatego warto mieć jasno określoną politykę kredytową, która obejmuje m.in.:

• kryteria przyznawania odroczonych płatności (np. tylko stałym klientom, po sprawdzeniu historii współpracy),
• maksymalne limity należności na jednego kontrahenta,
• standardowe terminy płatności (np. 14, 30 dni),
• procedury windykacyjne na wypadek opóźnień.

Taka polityka nie tylko porządkuje proces sprzedaży, ale też pozwala pracownikom podejmować decyzje w sposób spójny i przewidywalny.

Monitorowanie i analiza należności

Regularne monitorowanie należności to klucz do utrzymania kontroli nad firmowymi finansami. Dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu CRM lub ERP, który automatycznie generuje raporty z terminami zapadalności płatności, przypomina o zbliżających się terminach i alarmuje w przypadku opóźnień.

Warto przy tym obserwować kilka wskaźników:

• DSO (Days Sales Outstanding) – średnia liczba dni, po których klienci regulują należności,
• wskaźnik przeterminowanych należności – odsetek faktur opłacanych po terminie,
• wartość rezerw na należności trudne do odzyskania.

Dzięki tym danym łatwiej podejmować decyzje o ewentualnym zaostrzeniu polityki kredytowej lub zastosowaniu innych środków.

Windykacja – kiedy i jak reagować?

Windykacja należności nie musi oznaczać agresywnych działań. W większości przypadków skuteczna jest windykacja miękka – czyli delikatne przypomnienia, kontakt telefoniczny czy propozycje ugody. Kluczem jest konsekwencja i szybka reakcja: im dłużej czekamy z upomnieniem, tym większe prawdopodobieństwo, że należność przekształci się w trwałą stratę.

Warto też zawczasu przygotować wzory pism przypominających, ustalić etapy działań windykacyjnych i – w przypadku większych firm – wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z opóźniającymi się płatnikami.

Faktoring – nowoczesna metoda odzyskiwania środków

Jednym z narzędzi, które zyskuje coraz większą popularność wśród MŚP, jest faktoring. Polega on na sprzedaży wierzytelności firmie faktoringowej, która wypłaca przedsiębiorcy większość kwoty z wystawionej faktury jeszcze przed jej terminem płatności. W ten sposób firma odzyskuje środki niemal natychmiast, bez czekania na przelew od kontrahenta.

Faktoring może być szczególnie przydatny dla firm, które:

• mają wielu klientów z długimi terminami płatności,
• nie chcą lub nie mogą zaciągać kredytów,
• potrzebują stałego dostępu do gotówki na bieżące wydatki.

Więcej na temat tego, komu dedykowane są tego typu usługi i jak dokładnie działają, znajdziesz tutaj: https://biznesalert.pl/uslugi-faktoringowe-czym-sa-i-do-kogo-sa-adresowane/

Zapobieganie problemom – prewencja zamiast leczenia

Najlepszą strategią w zarządzaniu należnościami jest zapobieganie problemom zanim się pojawią. Oto kilka sprawdzonych praktyk:

• dokładna weryfikacja nowych kontrahentów – także poprzez KRD, BIG czy branżowe rekomendacje,
• podpisywanie umów i zamówień z jasno określonymi warunkami płatności,
• stosowanie zaliczek przy większych zleceniach,
• automatyczne przypomnienia o płatnościach wysyłane z systemu księgowego,
• rabaty za przedterminowe płatności jako forma motywacji.

Pamiętaj – płynność finansowa zależy nie tylko od tego, ile faktur wystawiasz, ale przede wszystkim od tego, ile z nich zostało już opłaconych.

MŚP a realia rynkowe – nie jesteś sam

Choć zarządzanie należnościami bywa wyzwaniem, warto pamiętać, że nie jesteś jedynym przedsiębiorcą zmagającym się z tym tematem. W Polsce aż 9 na 10 firm z sektora MŚP ma do czynienia z opóźnieniami w płatnościach. To powszechny problem, który można i trzeba rozwiązywać systemowo, ale też lokalnie – poprzez dobre praktyki, wybór odpowiednich partnerów i korzystanie z nowoczesnych narzędzi finansowych.

Podsumowanie – płynność to strategia, nie przypadek

Zarządzanie należnościami to nie tylko techniczny aspekt działalności, ale element strategii firmy. Przejrzyste zasady współpracy z klientami, skuteczne monitorowanie płatności, umiejętne korzystanie z faktoringu i odważne podejście do negocjacji – wszystko to składa się na sprawne i zdrowe finanse. Płynność to nie luksus, a warunek przetrwania i rozwoju, szczególnie w niestabilnym otoczeniu gospodarczym. Dlatego warto traktować ją jako priorytet – nie tylko w kryzysie, ale każdego dnia.

Artykuł zewnętrzny.